【原创】大会小会几乎不断,如何高效完成会议记录?

秘书部落 2021-09-13 10:56:54

有学员问我们:近来工作中会议越来越多,大会小会几乎不断,“三重一大”会议记录成为重要依据,请老师帮助如何高效完成会议记录?

  

洪飞老师答:一备课,事先拿到议题,与单位沟通或者自己琢磨,搞清楚单位申请干什么?难点重点在哪里。

  

二听主要领导意见。一般主要领导会综合各位领导意见最后说一二三。

  

三器材,带着录音笔。反复听,免得对重要意见听错。

 

青山老师说:在提高会议记录质量方面,我们是这样做的:

  

一是会前要材料。总体上,每次会议前都会有个会议议题,重要议题,特别是“三重一大”都有书面汇报材料,我们一般会前就设法拿到这些材料,事先熟悉情况。

  

二是会中记要点。我们一般都准备一个会议记录草簿,会议期间速记,会后整理,经会议主持人或与会者审阅后再正式记到正规会议记录簿上。

  

三是设备来辅助。准备一些录音笔等设备备用。但启用这些设备,原则上应经会议主持人同意。

  

四是会后多沟通。会议期间,对一些没有听清、没有弄懂的事项或问题,及时向相关与会人员核实、了解,以防错记误记漏记。

  

洪流老师答:你应该说的是会议记录,而不是会议纪要吧?

  

提高会议记录质量,其实是对你速记能力的考验。基本要求是快、准、全。建议提高三个方面的能力:

  

1.提高书写速度。由于使用电脑太多,很多人书写能力不断下降,写得快就写不好,写好了速度跟不上。所以,你既然要承担记录任务,建议你平时多动笔,锻炼速度。

  

2.提高书写质量。会议记录会作为工作台账,证明工作情况,如果书写质量差,错别字多,书写潦草无法识别等,都会影响工作。

  

3.提高听力。要养成听和辨别说话人主旨意思的习惯,虽然会议记录要求原汁原味,但也不是什么都记。

  

最后,就如洪飞老师所言,带上录音笔,没听到的部分空出来,会后补充。但有些会议不允许带录音笔。注意保密工作。


拿铁老师说:写好会议记录除了速写方法技巧之外,也是需要提前做一些准备工作的。比如:您应该提前了解会议议程、领导对某个问题得态度、某项工作进展情况,等等,虽然您非与会人员,不需要发言,但了解了相关内容之后,您才能抓住重点、领会领导意图,写好会议记录。

  

弘文老师答:提高会议记录的质量

 

无非几点:一是会议记录的内容、结构要完整,如“三重一大”、逐个发言、未位表态等均要如实、全面的记录;二是内容要详实,完整、客观、实事求是地记录,原汁原味,不能随意更改发言人的发言内容;三是表达要准确,详略要得当,替代词要看得懂。

  

如何提高:

 

一是会前做足准备工作。各位老师讲得很好。

二是会中明确记录重点。

会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动;

会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解;

权威人士或代表人物的言论;

会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论;

会议已议决的或议而未决的事项;

  

三是掌握会议记录的一些技巧,如:

一快,记得快。

二要,择要而记。

三省,正确使用省略法。

四代,用较为简便的写法代替复杂的写法。

  

四是正确使用摘要记录和详细记录方法 

摘要记录式:有重点地、扼要地记录与会者的讲话和发言, 不必记录详细过程。主要是指走程序性的会议。

  

详细记录式:尽可能记下每个人发言的原话,语气、动作、表情。

 

如果发言者是照稿子念的,可以把稿子收作附件,并记下稿子之外的插话、补充解释的部分。