这4个要素决定着你的职场输赢!

个人发展学会 2021-07-20 08:35:12

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曾经指导过一个学生,她顺利进入了投行实习,一天半夜突然给我打电话,都快哭了,跟我说,“少毅老师,我不知道该怎么办了?”


她做投资经理助理,每天跟着经理到处听路演,听报告,经常一天要参加四、五个会议,甚至有时一个会议要持续5个多小时。


由于工作的特殊要求,每一场路演,领导让她第二天上班前把前一天会议记录交给他,第二天大家进行内部讨论,讨论的时候她还要做好会议记录。


我以为她是受不了投行的工作量太大,正准备安慰她。


她却说道,因为这种路演有很多专业名词根本听不懂,做记录的时候非常吃力,只能用录音笔先录下来,晚上回到家一遍一遍地听,每天睡不到5个小时,她这样已经快一个月,白天要不停喝杯咖啡才能打起精神。


后来我指导了她一周的时间,最终帮助她解决了这个问题。其实,大多数职场新人进入职场,被领导要求做的第一件事就是会议记录。


作为职场的小白,领导眼下能交给你的工作中最重要的,可能就是会议记录了,如果你能够交出漂亮的会议记录,就更容易获得领导的认可。


但是如果你连会议记录都做不好,领导就会怀疑你的能力,觉得你的基础素质不高。


其实,别看会议记录好像很基础,但是它能够帮你迅速地了解公司的业务状况,知道公司各个同事的职责范围,甚至了解到同事们的性格特点,所以做好会议记录对你的职业发展是很有帮助的。




那么职场新人怎样才能做出一份漂亮的会议记录呢?我又是怎样帮助这位投行的女孩子做好信息量如此巨大,专业性又这么强的会议记录的呢?


今天教给你做好会议记录的“四要素法”,只要你在做会议记录的时候牢牢抓住这四个要素,面对绝大多数会议记录,你都能够轻松搞定。


在教给你这“四要素”之前,我要先提醒你:当领导让你做会议记录之前,你应该先问一下领导会议记录的要求,绝大多数公司不会要求做逐字式的会议记录。


通常领导只会要求你记住重点和关键信息,你最好问问领导,是否有会议记录的模板,如果公司有统一的模板或范本,那问题就好办了。


如果公司没有统一的模板,你就向老同事要一个他过去做过的会议记录,总之,最好先有一个参照。


如果你被临时要求做一下会议记录,来不及准备怎么办?接下来会议记录的“四要素法”能够帮助到你。


会议记录第一要素:会议议题


在开始会议记录的时候,你首先需要明确本次会议的议题,这一点并不困难,通常会议主持人,又或者是会议中职级最高的领导在会议开始的时候,通常会说类似这样的话:今天开会的目的是讨论确定下一周的市场活动方案。


这就是你首先需要抓住并记录下来的关键信息,每一次开会必然是要解决一个或者多个问题。


记下主要的会议议题之后,可能还会出现小一些的议题,例如主持人会说:“今天开会的目的是讨论确定下一周的市场活动方案,不过开始确定新方案之前,我们需要复盘一下上周的市场活动情况”。


这就说明会议将进入第一个分议题,你需要立刻记录下这个分议题,无论是只有一个议题的会议,还是有多个议题的会议,首先要抓住每一个议题。这是会议记录的第一个关键步骤。


会议记录第二要素:信息分享


会议明确了大大小小的议题之后,接下来就是针对议题大家交流和讨论的环节了,其实开会首先是大家分享信息的过程,让各个部门了解彼此的情况,做到信息对称。


例如会议的议题是先复盘总结一下上周的市场活动情况。这个时候策划人员可能会说,我们的策划做的很好,活动亮点很多。


地推的人员就说,他们覆盖了多少用户,增加了多少流量;运营人员就说他们整合了多少线上的资源,增加了多少粉丝。


在这个环节,你首先需要写下他们各自所属的部门和姓名,在姓名后面写下他们分享的信息,这个时候你需要抓住两种关键信息:


首先是数据,例如运营请来了哪些大V转发,阅读量是多少,数字是一定需要记录的。


其次就是做出明确判断的信息,比如运营部门觉得效果不错,就写上效果不错,又或者他们认为有什么问题,例如他们觉得这次请来的大V不太合适,没有精准地覆盖用户,这也需要记录。


这些数据以及做出明确判断的信息,都是需要记录的关键内容。


会议记录第三要素:方案讨论


在各个部门做完信息分享之后,接下来就是讨论方案。


每一次开会,都是为了解决问题,会议中大家已经分享了观察和思考,汇报了上周的情况,就到了讨论下一周方案的时候了。


这时往往是会议最激烈的时候,很多职场新人就是在这个地方开始不知所措,因为他们的注意力被各种针锋相对的观点带走了。


其实做会议记录只需要时刻保持一种旁观的视角就好,在这一个部分,你只需要明确地记录每一个发言者的主张即可。


例如对于下一周的市场活动,策划觉得应该增加投入做更大的活动,地推觉得应该增加地推的礼品,运营觉得应该增加运营投入购买更多更精准的流量。


明确发言者的主张之后,其次才需要记录他们支持这一主张的各种理由,你不需要着急去记录他们是如何论证,又是怎样说服对方的,这些并不是关键信息。


只要记住了各个参会者的核心主张,你的思路就会很清晰,不要太在意听不听得懂。在会议的这个环节,肯定会不停地讨论,这个过程你并不需要全都记录下来。


需要注意的是,在这个阶段,你还需要记录一些大家突然迸发出来的好点子,不管这些点子最终是否形成决议,领导都会希望在会议记录中看到,所以最好不要遗漏。


会议记录第四要素:最终决议。


开会的目的肯定是为了解决问题,但是开会本身是没办法解决实际问题的,只有靠会议结束之后的分工和执行。所以会议最终必然要形成某些决议去执行,决议通常包括这样几点:


•  行动负责人

•  行动参与人

•  行动方案

•  时间节点

•  目标与要求


如果你能明确这5个要素,那么会议的决议就会非常清楚。这些要素其实就是在说明3个问题:谁来干,怎么干,要干成什么样。


举例来说,最终讨论的结果是:策划部门需要重新出一份活动策划,由李经理负责,周二下班前完成,交给活动部门。


活动部门张经理负责,准备活动执行,周五活动线上线下同步开展,策划部门同事提供支持。


完成这样的记录,就是一份很不错的会议记录了。


千万不要小看会议记录,它是要抄送给参会的每一个人的,大领导也会看到,如果你能做出一份条理清晰,主次分明,排版大方的会议记录,你会给大家留下很好的印象,自然而然会获得更多的机会。


在职场打拼,很多时候就是这些关键的细节帮助你出类拔萃。


— END —


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