9个技巧学会写会议纪要和工作周报|方法论

孤岛无渡 2019-08-14 13:08:04

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本文字数:1675字

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今天读什么

每次听到Boss喊你名字让你会后整理一份会议记录发给大家的时候,你是不是心里总叫苦不迭几乎想拿只录音笔一字不落地录下来?

每周写工作周报的时候是不是总会挠着头绞尽脑汁两个小时憋出了500字尴尬的感想?

实际上,会议纪要的意义除了在于会后提醒与会人员会议的重点讨论事项,还有一个功能在于各职能部门的具体工作安排。这份会议纪要的作用不仅仅是记录,更是一种提醒。

而周报绝不只是记录过去一周琐碎工作的流水账,更重要的是对工作流程的复盘与流程优化。 

所以,今天拆一本书,和大家分享一种基于《金字塔原理》的进阶笔记术——Bullet Journal子弹笔记术。 

我为大家拆解出了以下几点:

3个原则

9个方法



3个原则

子弹笔记术的使用需要遵循3个原则:

1.条理化——整理内容的逻辑基础使其富有层次

2.剧情化——制造诱饵,让读者产生兴趣

3.信息化——表明写作立场,提高沟通效率



打造层次感的3个方法

1.分开使用及物动词和不及物动词

他吃了屎

屎被吃了

上句「他吃了屎」描述了动作,而「屎被吃了」描述了静止状态。

我们的笔记中需要避免将动态动作和静态描述放在相同层次中。

换言之,当我们想要表达行为或其背后的原因时,使用及物动词,明确主语和宾语;当我们想要描述事件状态或现象时,使用不及物动词。

2.用串联和并联来梳理时间轴

让我们回想一下中学物理课上学过的电路图。

串联和并联在笔记中的区别就在于「时间」:串联中存在着时间的流动,并联中没有时间变化。

让我来解释一下「时间的流动」,写作中包含着从现在时刻到过去时刻或是未来时刻的流动,例如问题解决流程:“问题发生→确定解决方案→结果”,这叫做串联;而没有时间流动的并联有个典型的例子就是时间管理中常常出现的To-Do-List。

举个例子:

3.Governing

Governing即为统一。

当报告中出现“各种各样的问题”“几个解决方式”时,我们看到最后一行的时候往往就会忘了上文说了哪几个问题,

所以请向乔布斯老师学一学Governing的艺术吧:将“各种各样的问题”“几个解决方案”改为明确的“三个问题”“两个解决方案”,在写作的文首就用明确的数字告诉接收信息的人需要知道几个重点。



制造诱饵的3个方法

1.写引导文

关于引导文大家一定不会陌生,在《金字塔原理》中就手把手指导了大家如何写序言。

引导文中写什么?

答案是:“对方想要看到的内容”。

这就像中学作文里的总分总,行文的最前部要先让读者看到你的全文重点,然后再在下文按序列出并联的项目。

2.拆分MECE

Barbara给出的MECE官方定义是Mutually exclusive and collectively exhaustive,即彼此相互独立不重叠,但是合在一起完全穷尽不遗漏。

冯唐给MECE做过一个简明扼要的解释:「不遗漏才能不误事,不重叠才能不做无用功。」

而我们在子弹笔记术中所要做到的MECE是一种相对MECE——不需要完美到大而全,而是基于读者的立场去判定即将呈现的条目是否有价值、是否是读者最关心的问题

只有针对读者的需求使用相对MECE才能吸引对方的注意力哦~

3.使用专有名词

如何把空泛的名词转换为专有名词呢?

举个?:

说到专有名词,你的简历为什么被评价为千篇一律的无趣,心里还没有点X数吗?

在写作时使用专有名词会在读者心中迅速生成画面感,大脑也更易调出相关信息。

而当你的写作中涉及到部门间、个人之间的合作,这时候「部门」「对方姓名」就可以作为专有名词来使用,例如将「各部门」替换为「市场部」和「IT部门」,以便提醒具体部门的分工协作。



提供有效信息的3个方法

1.排除隐藏性重复内容

简单来说,「隐藏性重复内容」就是指无用的废话。

什么是无用的废话呢?

残忍一点来说,我们在项目复盘的时候会听到类似「下一次我们会注意这些问题」,摆脱,谁要听这样的检讨式废话呢?大家都是成年人了,请给出针对该问题的具体优化方案吧。

还有哪些词是无用的废话呢——

「贯彻」「强化」「保持……的平衡」「将……做到最优」。

切记:提出问题的目的是同时提出解决方案,而不是用冠冕堂皇的词藻将问题悬置。

2.使用否定句式

否定句式的用处是斩断退路,通过使用否定句式可以更明确地表达写作者的立场。

再举个?:

你有没有在工作日志中写过「提高工作效率」这一项?

而在读者看来,提高工作效率难道不是理所当然的吗?因此与其空泛地说「提高工作效率」,不如再细化一些明确表达不要作的事情:「不是延长工作时间,而是提高工作效率」,然后再用并联分项列出提高工作效率的各个动作细节。

通过加入否定句,会让读者感受到你的立场更加坚定,摆脱千篇一律。

3.使用数字

对比一下「下一季度争取大幅度提升销量,增加净利润」和「下一季度争取将销量提升58%,预估增加20%的净利润」这两句,出现具体数字的那一句会让读者更直观地脑内自动形成图像。


总结:3个原则+9个方法


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